GESTIÓN DE PRIORIDADES: ¿URGENTE O IMPORTANTE?

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¿Te ha pasado alguna vez que has estado todo el día sin parar  de hacer cosas y al final no has sacado nada en claro?

Todo el día ocupadísimo pero sin alcanzar ningún objetivo,…ni siquiera acércate a alguna de tus metas… Está claro que si queremos conseguir nuestros objetivos y ejecutar un buen plan de acción debemos ponernos manos a la obra, tenemos que hacer cosas.

Pero...¿Por dónde empezar? Pues bien, de eso trata este post, de aprender a gestionar mejor nuestras prioridades y nuestro tiempo para alcanzar nuestras metas.Para ello, en mis talleres sobre Gestión del Tiempo uno de los primeros conceptos que muestro es el de los “Cuadrantes del Tiempo” de Stephen Covey (el autor del magistral libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva", un libro que para mí significó un antes y un después).
Covey decía que cualquier tarea se puede clasificar según su importancia y según su urgencia.

Lo urgente es aquello que no puede esperar, que hay que hacerlo en un plazo inmediato, por ejemplo una casa que arde en llamas, …algo que requiera acción en ese mismo momento (independientemente de su importancia). Para saber si es urgente, simplemente nos tenemos que preguntar ¿Esto tiene que hacerse ahora? (independientemente de quién lo haga, quizá no sea imprescindible que lo hagas tú). Si la respuesta es "si", esa tarea es urgente.

Lo importante viene determinado por nuestros objetivos, por aquello que nos acerque a nuestra metas, a lo que queremos conseguir en nuestras vidas. Para ello es fundamental que hayamos definido previamente nuestros objetivos a corto, medio y largo plazo. Una vez hecho esto, ante una tarea nos preguntaremos ¿Hacer ésto me acerca a mis objetivos? si la respuesta en "sí", entonces la tarea es importante.

En base a estos dos criterios, Covey clasificaba las tareas en cuatro cuadrantes: 

CUADRANTE 1: URGENTE E IMPORTANTE. Aquello que no puede esperar y que además es crucial para tí. Es el cuadrante de las crisis (un cliente importante con una queja, un proyecto que se pasa de plazo, un incendio en tu casa,…). Cualquier tarea de este cuadrante la tienes que hacer TÚ y la tienes que hacer AHORA. El resultado de que este cuadrante domine tu vida es estrés, ansiedad, burnout. No hay cuerpo humano que lo aguante durante mucho tiempo. 

CUADRANTE 2: IMPORTANTE Y NO URGENTE. Es aquello que puede esperar pero no debes dejarlo si quieres prosperar. Es el cuadrante del liderazgo. El cuadrante del desarrollo personal, la planificación, la anticipación, proactividad, prevención de problemas, formarse, cuidarse,….etc. El resultado de trabajar en este cuadrante es el éxito. ¿Qué tienes que hacer con este cuadrante? Resérvalo en tu agenda, ponle fecha, no hace falta que lo hagas ahora mismo pero asegúrate de no dejarlo. De hecho, puede que tengamos tareas que en este momento estén en el cuadrante 2 y que si no actuamos se pueden convertir en tareas de cuadrante 1. Imagínate que no dedicas tiempo a cuidarte, y con el tiempo te van surgiendo problemas de salud, que finalmente se convierten en algo urgente e importante (enfermedad, hospitalización,…etc). 

CUADRANTE 3: URGENTE Y NO IMPORTANTE. (Aunque pueda ser importante para otros, pero no para tí). También se le puede llamar el cuadrante de la ilusión ¿Por qué? Porque te mantiene todo el día ocupado haciendo numerosas tareas, te creas la ilusión de que has hecho mucho, pero al final del día no has conseguido tus objetivos. ¿Cuál es el resultado de que tu día a día se llene de este cuadrante? Pues centrarte en el corto plazo y perder el norte, perder perspectiva de donde realmente quieres ir. ¿Qué hacer? Este cuadrante tienes que delegarlo (o aprender a decir “no”). De hecho, muchos son los que tienen problemas con este cuadrante: se encargan de resolver las prioridades de otros en lugar de cuidar de las suyas, o les cuesta delegar tareas que no son cruciales pero que roban su preciado tiempo.

CUADRANTE 4: NO IMPORTANTE Y NO URGENTE.  La perdida más absoluta de tiempo que podemos tener. Por ejemplo, decidimos darnos un merecido descanso de media horita delante de la televisión, que al final se convierte en horas de telebasura. O quizá nos ponemos a buscar en internet aquello que necesitamos para un tema determinado y al final nos asalta el remarketing de turno (esos anuncios que te persigue hasta que te consiguen atrapar) y te desvías de lo que querías hacer y sin darte cuenta has pasado horas navegando por la red. ¿Cuál es el resultado de que tu vida se inunde de este cuadrante? El fracaso total. Cuanto menos tiempo desperdicies en este cuadrante, mejor.

El cuadrante 2 es la clave: Cuanto más tiempo dediquemos a este cuadrante más se nos irá reduciendo nuestro cuadrante 1, más tomaremos el control de nuestra vida.


Conclusión:  Es cierto que puede haber parte de las tareas del cuadrante 1 que no podamos evitar, pero una gran parte sí se puede eliminar. ¿Cómo? Trabajando en nuestro cuadrante 2 (planificando, previniendo, formándonos, anticipando, cuidándonos…). ¿Y de dónde sacar tiempo para el cuadrante 2?, pues precisamente de los cuadrantes 3 y 4, es decir: delegando, aprendiendo a decir "no", con más disciplina y fuerza de voluntad.Tener estos principios en mente a la hora de elegir nuestras prioridades, es la base para una buena gestión de nuestro tiempo, para que así podamos alcanzar nuestros objetivos con éxito.

Tanto en mis Talleres de Gestión del Tiempo como en procesos de Desarrollo de Alto Rendimiento con mis clientes (a nivel individual o en equipos) incluyo más herramientas e información sobre cómo gestionar mejor nuestro tiempo y prioridades, pero bajo mi criterio (y por experiencia propia) el concepto de los Cuadrantes del Tiempo una base fundamental que, bien entendida y aplicada, conduce a excelentes resultados. ¿Te animas a probarlo?.


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