Estas semanas, como cada año por estas fechas, estoy acompañando a empresas y sus equipos a hacer balance del año y a marcarse objetivos para los próximos doce meses. Al hacer estos objetivos visibles y transparentes para el el equipo, éste tendrá una idea mucho más clara de cómo puede contribuir al éxito de la empresa.
Lo normal en las empresas es hacer seguimiento de los resultados. La gran mayoría utilizan informes que se consultan a nivel de equipo directivo mensualmente. Otras incluso tienen cuadros de mando donde de forma gráfica pueden seguir la evolución de una forma más visual.
Rara es la ocasión donde estos resultados son accesibles a todos los colaboradores y que además tengan un formato fácil de interpretar. Esto hace que trabajen sin tener claro cómo están avanzando y cómo contribuyen al avance de la empresa generando cierta apatía en la forma de trabajar.
Es fundamental trabajar con nuestros equipos para marcar objetivos siguiendo el formato SMARTER y luego, en diferentes sesiones grupales, diseñar el plan de acción y el seguimiento de esos objetivos. Esto es lo que hago estos días en las empresas, suele resultar más eficaz y productivo cuando guía alguien externo y neutral al equipo.
Una vez hecho esto hay que compartir los los resultados que van obteniendo de forma visible para el equipo y con una frecuencia suficiente como para poder hacer un buen seguimiento y en un formato entendible y fácil de usar.
Como he mencionado, muchas empresas emplean cuadros de mando pero solo a nivel de comité de dirección, sin embargo compartirlo con el equipo marca la diferencia aunque hay que adaptar el formato:
- Hacerlo visible en lugares frecuentados por el equipo
- Fáciles de interpretar de forma muy visual
- Que se actualizen con frecuencia, al menos semanalmente
- Que se permita consultar tanto los resultados globales como contribuciones individuales (aunque la parte individual hay que hacerla con prudencia para no crear competitividad insana o frustraciones)
Vamos a resumir en seis pasos este proceso:
Paso 1: Sigue el formato SMART
Es importante definir el objetivo con formato SMART, es decir, tiene que tener las siguientes características:
Específico: Hay que concretar todo lo posible qué es lo que quieres conseguir con tu equipo, con todo lujo de detalles. Es como cuando sales de viaje y programas tu GPS: cuanto más detalles indiques sobre tu destino, mejor te indicará el camino.
Medible: Tenemos que ser capaces de medir los objetivos, saber cuál es el punto de partida, cuantificar avances y monitorizar si se va en la dirección adecuada. Ver los progresos ayudará a mantener la motivación. En caso de que haya desviaciones se tomarán las medidas necesarias para volver a encauzar la situación.
Alcanzable. Si un objetivo que está muy por encima de las posibilidades del equipo, no solamente se corre el riesgo de no conseguirlo, sino que habrá grandes probabilidades de frustrarse. Se trata de medir fuerzas y poner objetivos realistas. También puede ocurrir que un objetivo en principio parezca totalmente fuera del alcance, pero al dividirlo en sub-objetivos pueda convertirse en algo mucho mas accesible.
Retador. Cuanto más cueste conseguir un objetivo, más motivador va a ser el conseguirlo. Lo ideal es tener un buen equilibrio entre alcanzable y retador.
El factor tiempo. Un objetivo o un proyecto que no tiene fecha de entrega, corre el riesgo de dilatarse infinitamente en el tiempo, tan infinitamente, que quizá nunca llegue a cumplirse. Por ello es crucial ponerle fecha a cualquier objetivo.
«Marcarse objetivos y conseguirlos tiene un efecto motivador muy potente»
Paso 2: Haz Inventario de Recursos.
También es importante saber con qué recursos se cuentan para alcanzar ese objetivo, para ello es conveniente hacer un buen DAFO. Este análisis permite ver las fortalezas y debilidades internas así como las amenazas y oportunidades externas. Con esta información, se pueden desarrollar las estrategias necesarias para sacar el máximo partido de esos factores favorables, y prepararnos para salvar los obstáculos o limitaciones que nos podamos encontrar.
«Involucrar al equipo genera compromiso, y ese compromiso lleva a resultados»
Paso 3: Plan de Acción
Ahora toca concretar, remangarse y empezar a hacer cosas. Y cuando hablo de concretar me refiero a definir exactamente y con todo detalle la respuesta a las siguientes cinco preguntas:
- ¿Qué vais a hacer?
- ¿Cuándo lo vais a hacer (fecha)?
- ¿Dónde lo vais a hacer?
- ¿Quién lo va a hacer?
- ¿Cómo lo vais a hacer?
Y una vez que hemos concretado todo esto, responsabilizarnos y comprometernos a hacerlo, solo así podemos esperar resultados. Esto marca muchas veces la diferencia entre el éxito y el fracaso. Ponerse en acción requiere esfuerzo, disciplina y compromiso.
«Es importante involucrar al equipo en esta definición de objetivos y estrategias, para ello se pueden hacer tormentas de ideas y generar planes de acción que lleven a alcanzar esas metas»
Paso 4: Objetivos a nivel individual
Es conveniente que se comunique a cada miembro del equipo qué es lo que se espera individualmente. Esto le ayudará a saber más concretamente dónde se debe centrar, cuales son las prioridades y cómo se va a hacer el seguimiento de sus progresos.
«Los objetivos son como la brújula que indica al equipo hacia donde remar»
He acompañado a equipos a alcanzar sus objetivos siguiendo estas pautas y, con constancia y seguimiento, los resultados pueden llegar ser espectaculares.
Paso 5: Seguimiento de plan de acción
Es necesario revisar la ejecución del plan de acción. A veces es necesario reajustarlo, adaptar fechas o rediseñar el plan para adaptarlo a posibles nuevos escenarios (este año tenemos un gran ejemplo de escenario inesperado).
Paso 6: Seguimiento de Resultados.
También hay que medir esos resultados y monitorizar si están alcanzando los objetivos. Esto tiene un gran efecto de auto-regulación en el equipo. Tanto si se logran como no.
- Si se están logrando los resultados hay que celebrar y reconocer los logros. Esto va a reforzar su forma de trabajar para que sigan haciéndolo igual de bien.
- Si nos desviamos de los objetivos, es necesario detectar esa brecha lo antes posible y poner las acciones necesarias en marcha para volver a la ruta establecida. Cuanto antes se detecte esta desviación mejor.
«Un buen entendimiento de estas metas conduce a un mayor compromiso del equipo»
Este proceso necesita varias semanas y sesiones de trabajo con el equipo, pero cada vez que acompaño a un equipo es evidente el efecto en la motivación, compromiso y productividad. Realmente merece la pena la inversión en este tipo de procesos.
Te animo a que lo pruebes con tu equipo.
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Inma Ríos Experta en Liderazgo y Desarrollo de Equipos de Alto Rendimiento, se dedica a guiar a Líderes y Equipos a alcanzar sus objetivos , por medio de Formación, Mentoring y Desarrollo Personal. Ingeniero Agrónomo con 15 años de experiencia en multinacionales en varios países. Business Trainer, Conferenciante y Coach Profesional Certificada por ASESCO nº 10.370. Más información en www.inmarios.comDenunciar esto
