8 CLAVES PARA GESTIONAR EQUIPOS A DISTANCIA.

En este momento, debido a la pandemia, vivimos una situación sin precedentes que nos ha obligado a teletrabajar. Hay empresas que ya practicaban el trabajo remoto de forma total o parcial, pero para otras no solo ha sido algo nuevo, sino que todavía no estaban preparadas para dar este paso.

Para mandos intermedios y directivos el reto además no se limita a teletrabajar, sino también a gestionar a sus equipos de forma remota.

Si gestionar equipos ya es complejo de por sí, hacerlo de forma remota es todo un desafío, sobre todo si no se ha hecho anteriormente.

A continuación, vamos a repasar algunas claves que nos pueden ayudar a la hora de gestionar equipos a distancia.

Clave 1: Objetivos claramente definidos

Al teletrabajar, normalmente no tenemos que ceñirnos a un horario fijo de trabajo (excepto para algunos casos concretos, como puestos de servicio al cliente, etc.). Por tanto, para gestionar un equipo que no podemos ver, tenemos que basarnos en resultados. Es decir, plantear objetivos claramente definidos y dejar que sean ellos los que elijan cómo organizarse. Lo importante es que el trabajo se haga correcta y puntualmente.

Como líderes, es nuestra responsabilidad definir claramente responsabilidades y metas para cada miembro de nuestro equipo. Cuando lo hagamos, evitaremos malentendidos y ambigüedades si seguimos el formato SMART (específicos, medibles, alcanzables, retadores y con plazos).

Clave 2: Gestionar el rendimiento

Si en equipos presenciales gestionar el rendimiento y dar feedback es crucial, en equipos remotos esto cobra, si cabe, todavía más importancia. El responsable de un equipo tiene que ser capaz de monitorizar si su equipo está o no alcanzando los objetivos marcados. Por eso, vamos a establecer vías para poder medir los avances y dar feedback para guiarles adecuadamente. La forma de hacerlo dependerá de la actividad, tipo de empresa y preferencias de cada equipo. Pueden establecerse KPIs, reportes con una frecuencia determinada (diaria, semanal, etc.) o quizá videollamadas. Para conseguir mejores resultados y un mayor compromiso, conviene consensuar con el equipo tanto los parámetros como el modo de hacer este seguimiento.

Clave 3: Generar un ambiente de confianza y compromiso

Sin duda, cuando tenemos un equipo teletrabajando es importante haber construido previamente una cultura de confianza, compromiso y autorresponsabilidad. Esto normalmente no se hace de la noche a la mañana, y va a depender en gran medida del líder. Es tan crucial que hemos dedicado todo un capítulo a este tema.

Clave 4: Liderazgo sano y motivador

Ya hemos visto que practicar un estilo de liderazgo sano y motivador es clave para desarrollar un equipo de alto rendimiento. Tener un líder que empodere al equipo y que predique con el ejemplo es uno de los ingredientes fundamentales para que un equipo pueda alcanzar buenos resultados teletrabajando. Trabajar de forma remota puede ser duro para ciertos miembros del equipo, el líder debe ser capaz de adaptar su estilo de liderazgo para aportar a cada uno de sus miembros lo que requiere en cada momento, unos necesitarán más dirección, otros más autonomía. Hay que estar atento a las necesidades de cada uno, y en caso de duda, preguntarles cómo podemos ayudarles.

Clave 5: Comunicación

Que la información fluya es crucial para que un equipo funcione, sobre todo cuando los miembros de un equipo no están en la misma ubicación. Cuando se trabaja de forma remota, se pierde el contacto físico y visual del espacio de trabajo y es importante implementar procesos y herramientas para asegurarnos de que todo el mundo recibe la información de forma adecuada.

Para ello sería conveniente establecer con el equipo ciertas normas, lo ideal es acordar entre todos los siguientes puntos:

  • Medio preferente de comunicación: e-mail, teléfono, videollamada, WhatsApp…
  • Cómo comunicar urgencias.
  • Reuniones por videoconferencia (plataforma, frecuencia, participantes…).
  • Uso de chats para comunicaciones espontáneas.
  • Seguimiento de proyectos.
  • Gestión de conflictos.

Clave 6: Herramientas de trabajo colaborativo

En equipos remotos, y sobre todo cuando hay tareas donde varios miembros del equipo están involucrados, es importante apoyarse en herramientas que facilitan el trabajo colaborativo. Algunas especialmente útiles pueden ser:

-Plataformas para reuniones virtuales: Skype, Zoom, etc.

-Herramientas para gestión de proyectos: Trello, Slack…

-Espacios para compartir archivos: Dropbox, Google Drive…

-Envío de ficheros grandes: WeTransfer…

Clave 7: Formación

Teletrabajar puede ser algo totalmente nuevo para algunos empleados, y un gran cambio en la forma de hacer sus tareas diarias y comunicarse. En algunos casos, el uso de herramientas nuevas puede llegar a abrumar a nuestros colaboradores. Para evitar resistencias a estos cambios y facilitar que el trabajo y la comunicación fluyan, es importante aportar formación y entrenamiento para el uso de las nuevas tecnologías que se utilicen. Esta formación deberá adaptarse a las necesidades de cada uno.

En caso de equipos que ya tengan parte de sus miembros con experiencia y conocimiento en estas herramientas, éstos pueden hacer de mentores o tutores de sus compañeros. De esta forma se agiliza la formación además de fomentar el trabajo en equipo.

Clave 8: Gestionar la diversidad cultural

A veces se trabaja de forma remota con profesionales de otros países. He vivido en primera persona lo que significa la diversidad cultural: trabajé diez años fuera de España y en el primer equipo que lideré teníamos siete nacionalidades diferentes. Es fundamental tener en cuenta que estas diferencias culturales, de lo contrario, puede ser una fuente de conflictos. Es clave mantener una mentalidad abierta, ante cualquier malentendido.

Mi primer equipo estaba ubicado en Holanda, pero hablábamos inglés entre nosotros que, para la mayoría, no era nuestra lengua nativa. En este escenario no es extraño tener malentendidos debido al idioma. Esto se complica todavía más cuando la comunicación es a distancia. Por eso es recomendable resumir por escrito los asuntos principales acordados tras una llamada.

También hay que tener en cuenta la diferencia horaria, costumbres, gestos, etc. De todo esto hablo en una de mis conferencias que podrás encontrar en mi canal de Youtube.

Resumiendo, en caso de equipos multiculturales es muy recomendable informarnos sobre las posibles diferencias culturales de nuestros colaboradores y cultivar una mentalidad abierta dentro del equipo.

Conclusión

En conclusión, el teletrabajo es algo que está en alza y es fundamental que, tanto nosotros como nuestros equipos estemos preparados para adaptarnos a esta forma de trabajar. Preparémonos para ello y optimicemos el modo de trabajar a distancia.

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