Comienza de nuevo la actividad después de las vacaciones, y en la mayoría de las empresas surge la necesidad de reunirse para comenzar a plantear y a trabajar los objetivos de la nueva temporada.
Después de diez años trabajando en Irlanda y Holanda, cuando regresé a España tuve que habituarme a otra cultura de trabajo muy diferente. Pues bien, una de las mayores diferencias que encontré fue la gestión de las reuniones. Me di cuenta que la gran mayoría comenzaba tarde, muchos no iban preparados, todo el mundo hablaba a la vez, y lo que es peor, al final se sacaba poco en claro.
En mis talleres de Gestión del Tiempo, muchos apuntan que uno de los mayores «Ladrones del Tiempo» son las reuniones. Pero, ¿cómo podemos hacer que una reunión sea realmente efectiva?
Lo que os voy a contar en este post es ni más ni menos que lo que yo estaba habituada a hacer cuando trabajaba en Irlanda y Holanda, y que era muy productivo.
A continuación os describo los pasos a tener en cuenta a la hora de convocar una reunión, y realmente marca la diferencia para que sea algo productivo y una buena inversión de nuestro tiempo.
PASO 1: PLANIFICACIÓN
El primer paso es plantearse si esa reunión es o no realmente necesaria. ¿Se podría resolver con una llamada o con un correo? ¿o quizá simplemente hablando con el principal actor?.
«Ante todo hay que evitar hacer reuniones que sean innecesarias».
Si finalmente llegamos a la conclusión de que la mejor forma de resolver ese asunto es reuniendo a las personas clave, tendríamos que tener muy clara la respuesta a las siguientes cuestiones:
Objetivo: ¿Para qué sería la reunión?
Guión: ¿Qué temas se tratarán?
Participantes: ¿Quién atenderá? Hay que asegurarse de que no falte ni sobre nadie, de lo contrario la reunión perdería efectividad.
Información: ¿Qué información se necesita? Hay que preparar algún informe, leer algún correo, recolectar algún tipo de datos, etc…
PASO 2: ANTES DE LA REUNIÓN
Una vez que se han contestado todas las preguntas anteriores hay que convocar la reunión.
Es imprescindible, comunicar a los interesados los detalles de la reunión con la suficiente antelación para que la puedan agendar y se organicen para asistir.
Para ello es importante:
Comunicar a todos los interesados: fecha, hora, lugar, agenda, duración y asistentes.
Todos y cada uno de los asistentes deben asistir a la reunión con los «deberes hechos», es decir, preparar todo aquello que pueda necesitarse en esa reunión: informes, lectura de información previa,…etc
Paso 3: DURANTE LA REUNIÓN
Llega el momento de la reunión. Vamos a ver cuales son las claves para que sea un éxito:
Moderador. Es conveniente que alguien actúe como moderador de la reunión, puede ser el organizador o cualquier otra persona. Esta persona se encargará de asegurarse de que todos los puntos que vienen a continuación se respeten.
Comenzar puntualmente. Esta es una de las asignaturas pendientes en España. Y todo es cuestión de hábitos y de cultura de empresa. Si los empleados de una empresa se acostumbran a que las reuniones comiencen un cuarto de hora tarde, siempre llegarán tarde. Sin embargo, si las reuniones empiezan puntualmente y se encuentran con la puerta cerrada, al final habrá más posibilidades de que mejoren su puntualidad. Es cuestión de empezar a hacerlo.
Centrarse en la agenda. Socializar está muy bien, pero mejor lo dejamos para la máquina de café. Se trata de cubrir uno por uno todos los puntos de la agenda, evitando divagaciones con conversaciones típicas de fútbol, política, etc…
Cuando hay un guión claro de la reunión, es mucho más fácil ceñirse a ello.
Ceñirse al horario. ¿Habéis estado alguna vez atrapado en una reunión que se sabe cuando comienza pero no se sabe cuando acaba? Para que esto no ocurra es importantísimo respetar el punto anterior, eso ayuda a ver cuanto queda por cubrir del guión en el tiempo disponible. Si vamos mal de tiempo, el guión y el moderador nos ayudarán a que vayamos al grano.
Turno de palabra. Esta es probablemente otra de las mayores diferencias entre las reuniones en España con respecto a otros países nórdicos. Y es que es habitual que todo el mundo hable a al vez, se interrumpa o que se formen corrillos y se deje de escuchar al que está hablando. Así que, es importante que este punto se respete para que la reunión sea productiva.
Plan de acción. Para que esa reunión sirva para algo, es importante que se tenga claro qué viene después, es decir: qué hacer, quién debe hacerlo, cuándo y cómo. Es decir, un buen plan de acción debe ser el resultado de toda reunión efectiva.
Paso 4: TRAS LA REUNIÓN
Para poner el «broche de oro» y que no quede como un puñado de buenas ideas e intenciones es importante que tras la reunión se haga lo siguiente:
Acta por escrito: asistentes, discusión, plan de acción, fecha de la próxima reunión,…
Seguimiento: debemos hacer un seguimiento de que ese plan de acción se está llevando a cabo. Lo ideal es que cada individuo se encargue informar cuando su acción ha sido completada.
Todos estos pasos deben ser flexibles y ajustarse a cada una de las situaciones y diferentes tipos de reuniones. Es bastante simple, pero bien aplicado marca la diferencia entre que una reunión sea una pérdida de tiempo o algo realmente productivo.
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Inma Ríos se dedica a guiar a Profesionales, Empresas y Equipos a alcanzar sus objetivos y un Alto Rendimiento, por medio de Formación, Mentoring y Desarrollo Personal. Ingeniero Agrónomo con 15 años de experiencia en multinacionales en varios países. Business Trainer, Conferenciante y Coach Profesional Certificada por ASESCO nº 10.370. Más información en www.inmarios.com
